질문 1. 누구의 문제입니까

대상이 넓을수록 실행은 어려워집니다. “모든 중소기업”이 아니라 “직원 30명 이하, 재고를 엑셀로 관리하는 유통사”처럼 좁혀야 합니다. 대상을 좁히면 문제의 구체성이 올라가고, 확인해야 할 사람도 분명해집니다. 대상을 한 문장으로 적지 못한다면 그 과제는 아직 실행 단계가 아닙니다.

질문 2. 얼마나 자주 반복됩니까

일 년에 한 번 겪는 불편은 크더라도 돈을 쓰는 행동으로 잘 이어지지 않습니다. 매주, 매달 반복되는 문제일수록 해결의 가치가 누적되고 고객도 비용을 지불할 이유를 설명하기 쉬워집니다. 반복 주기를 숫자로 확인합니다.

질문 3. 지금 우리가 해결할 수 있습니까

같은 문제라도 조직마다 해결 가능성이 다릅니다. 필요한 데이터에 접근할 수 있는지, 관련 경험이 있는지, 3개월 안에 결과를 낼 수 있는지 확인합니다. 지금 할 수 없다면 목록에서 지우는 것이 아니라 “나중 후보”로 옮기고, 무엇이 갖춰지면 가능한지 적어 둡니다.

질문 4. 해결하면 무엇이 달라집니까

변화가 숫자나 상태로 설명되지 않으면 완료를 판단할 수 없습니다. 처리 시간, 이탈률, 재구매, 문의 건수처럼 확인 가능한 형태로 적습니다. “더 좋아진다”는 표현만 남는다면 아직 과제가 정의되지 않은 것입니다.

네 질문에 모두 답할 수 없는 과제는, 실행 과제가 아니라 아직 아이디어입니다.

네 질문으로 과제를 비교합니다

우선순위를 정할 때 자주 빠지는 함정

• 가장 목소리가 큰 고객의 요청을 우선순위로 착각합니다.
• 이미 많이 투자했다는 이유로 중단하지 못합니다.
• 실행 가능성만 보고 변화의 크기를 확인하지 않습니다. 쉬운 과제만 쌓입니다.
• 결정을 기록하지 않아 두 달 뒤 같은 논의를 반복합니다.

결정은 기록으로 남깁니다

우선순위 회의의 결과는 목록이 아니라 기록이어야 합니다. 선택한 과제, 보류한 과제, 보류한 이유, 다시 논의할 시점. 이 네 줄이 남으면 다음 회의는 처음부터 다시 시작하지 않습니다.